Intercontrat : le calculer, le réduire, le piloter

L'intercontrat est la ligne de coût la plus discutée des ESN et la moins bien mesurée. On en parle en comité de direction, on la ressent en trésorerie, mais peu de structures savent dire, un lundi matin, combien de jours de banc elles ont accumulés depuis le début du mois et combien elles en auront dans quinze jours. Cet article pose une définition tenable, une formule qu'on peut recalculer à la main, et les leviers dans l'ordre où ils rapportent.

Ce qu'est l'intercontrat, et ce qu'il n'est pas

Un consultant est en intercontrat quand il est salarié, disponible, et qu'aucune mission facturable ne l'occupe. Les trois conditions comptent. Un consultant en congé n'est pas en intercontrat : il n'est pas disponible. Un consultant en formation décidée par l'entreprise n'est pas en intercontrat non plus, au sens strict : il est occupé, même si personne ne facture. Un consultant en avant-vente sur un appel d'offres, en revanche, est bien sur le banc — c'est un usage utile du banc, pas une sortie du banc.

Cette distinction décide de ce qu'on mesure, donc de ce qu'on pilote. Si vous comptez la formation dans l'intercontrat, vous découragerez la formation. Si vous n'y comptez pas l'avant-vente, vous perdrez de vue le coût réel de vos réponses aux appels d'offres. Le bon réflexe est de tenir deux colonnes : le banc subi (aucune mission, aucune tâche assignée) et le banc employé (avant-vente, formation, capitalisation), et de ne confondre ni l'une ni l'autre avec les absences.

Le mesurer : trois indicateurs qui ne disent pas la même chose

Trois taux circulent dans les ESN et ils sont souvent utilisés l'un pour l'autre.

Le taux d'intercontrat rapporte les jours de banc aux jours disponibles. Il répond à la question « quelle part de ma capacité est inoccupée ? ».

Le taux d'occupation (ou taux de staffing) est son complément : les jours facturés rapportés aux jours disponibles. Mêmes données, lecture inversée.

Le TACE, taux d'activité congés exclus, est le taux d'occupation calculé sur une base qui retire les congés payés, les RTT et les jours fériés du dénominateur. C'est l'indicateur le plus honnête pour comparer deux mois entre eux, parce qu'un mois d'août avec trois semaines de congés n'y apparaît plus comme un effondrement de l'activité. Nous lui consacrons un article entier : TACE : la formule, les pièges et les benchmarks à connaître.

La formule du TACE

Sur une période donnée, pour un consultant ou pour l'ensemble de l'effectif :

TACE = jours facturés ÷ (jours ouvrés − congés payés − RTT − jours fériés − absences)

Le numérateur est ce que vous avez réellement facturé, ou ce que vous facturerez sur la base des comptes rendus d'activité validés. Le dénominateur est le temps que le consultant aurait pu vendre. Ce qui reste entre les deux — les jours disponibles non facturés — est votre intercontrat.

Un exemple de calcul, en hypothèse

Prenons une ESN fictive de 40 consultants, sur un mois de 21 jours ouvrés. Supposons 60 jours de congés et RTT posés sur l'effectif, 1 jour férié, et 720 jours facturés. Jours disponibles : 40 × 21 − 60 − 40 = 740. TACE : 720 ÷ 740 ≈ 97 %. Jours de banc : 20. Ce sont des chiffres choisis pour l'exemple, pas une observation de marché ; ce qui importe est la mécanique, et le fait qu'elle se recalcule en deux minutes à partir de données que vous avez déjà.

Ce que coûte un jour de banc

Un jour d'intercontrat coûte le salaire chargé du consultant pour ce jour, plus sa part de frais de structure, moins rien. Il ne coûte pas la marge perdue : celle-ci est un manque à gagner, une autre ligne, qui s'ajoute mais ne se confond pas.

Pour l'ordre de grandeur, raisonnez ainsi : prenez le coût chargé mensuel du consultant, divisez-le par le nombre de jours ouvrés du mois, et multipliez par les jours de banc. Faites-le pour chaque consultant plutôt qu'avec une moyenne — les profils seniors sont ceux qui coûtent le plus sur le banc et, souvent, ceux qui y restent le plus longtemps parce que leur taux journalier restreint les missions accessibles.

Nous avons construit un calculateur du coût de l'intercontrat qui fait ce calcul avec vos effectifs, votre taux d'occupation et vos coûts, sans compte à créer. Il ne vous apprendra rien que vous ne puissiez calculer vous-même ; il vous évitera de ne pas le faire.

Réduire l'intercontrat : les leviers dans l'ordre

Les leviers ne se valent pas. Voici l'ordre dans lequel nous les avons vus rapporter, dans notre propre ESN puis chez les structures que nous accompagnons.

1. Voir venir la fin de mission

La plupart des jours de banc sont prévisibles six semaines à l'avance : une mission a une date de fin, un client a un budget qui se termine, un consultant a annoncé qu'il ne renouvellerait pas. Le banc « subi » commence presque toujours par une information connue de quelqu'un et non partagée. Un pipeline où chaque mission porte sa date de fin et son statut de renouvellement transforme une surprise en échéance.

2. Chercher d'abord dans son vivier

Quand une demande arrive, la réponse la plus rapide est un consultant déjà salarié, ou un profil déjà rencontré, dont on connaît le TJM et la disponibilité. Cela suppose que le vivier soit interrogeable autrement que par le nom : par compétence, par secteur, par date de disponibilité. C'est le rôle d'une CVthèque qui lit les CV au lieu de les stocker, et d'un matching qui rapproche une demande des profils disponibles plutôt que de renvoyer les cinquante derniers CV reçus.

3. Répondre plus vite aux demandes

Une demande de prestation se gagne souvent dans les 48 heures. Le goulot n'est presque jamais le consultant : c'est le dossier de compétences à produire, à mettre à la charte, à relire. Un dossier généré depuis la fiche du consultant, à partir d'une analyse de CV déjà faite, ramène cette étape de deux heures à vingt minutes. Nous détaillons le déroulé dans Répondre à un appel d'offres en 48 h.

4. Employer le banc au lieu de le subir

Un consultant sur le banc peut préparer une certification, contribuer à une réponse d'appel d'offres, documenter une mission précédente, ou reprendre le dossier de compétences d'un collègue. Aucune de ces tâches ne facture ; toutes réduisent le banc de demain. La règle utile : aucun jour de banc sans tâche assignée le matin même.

Piloter : un rituel hebdomadaire

Ce qui se pilote, c'est ce qu'on regarde à intervalle fixe. Un point de trente minutes chaque lundi, avec quatre questions, suffit à la plupart des structures :

• Qui est sur le banc aujourd'hui, depuis combien de jours, et sur quelle tâche ?
• Quelles missions se terminent dans les six semaines, et pour lesquelles le renouvellement n'est pas confirmé ?
• Quelles demandes sont ouvertes, et pour chacune, un profil du vivier a-t-il été proposé ?
• Quel est le TACE du mois en cours, à date, comparé au même mois de l'année précédente ?

Si vos données de staffing vivent dans BoondManager, ces quatre réponses y sont déjà pour l'essentiel ; ce qui manque est le rapprochement avec le vivier, que le connecteur BoondManager de Spiribase fait dans les deux sens. Pour une vue d'ensemble du sujet, la page intercontrat rassemble les ressources et les outils que nous y consacrons.

FAQ

Quelle différence entre taux d'intercontrat et TACE ?

Le taux d'intercontrat mesure la part de capacité inoccupée ; le TACE mesure la part facturée, sur une base qui exclut congés, RTT et jours fériés. Sur une même période et une même base, le TACE et le taux d'intercontrat s'additionnent à 100 %. La différence pratique tient au dénominateur : le TACE se compare d'un mois à l'autre sans être faussé par les périodes de congés.

Faut-il compter la formation et l'avant-vente dans l'intercontrat ?

Tenez-les à part. La formation et l'avant-vente sont du temps non facturé mais employé ; les confondre avec le banc subi conduit soit à décourager la formation, soit à perdre de vue ce que coûtent vos réponses aux appels d'offres. Deux colonnes — banc subi, banc employé — donnent une lecture plus juste que les additionner.

À partir de combien de jours de banc faut-il s'inquiéter ?

Il n'existe pas de seuil universel : il dépend de votre marge, de la séniorité des profils et de la saisonnalité de vos clients. Le repère utile est interne : comparez le banc d'un consultant au délai moyen entre deux missions dans votre structure, et le TACE du mois à celui du même mois l'année précédente. Un écart qui se creuse deux mois de suite est un signal, quelle que soit la valeur absolue.