CVthèque : un vivier qui sert, pas un entrepôt qui dort

Des milliers de profils déjà rencontrés, qualifiés, et retrouvables — y compris ceux que vous aviez oubliés.

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Toutes les organisations qui recrutent ont un vivier. Très peu s'en servent. La raison n'est pas le désintérêt : c'est que retrouver un profil ancien coûte plus cher, en temps et en incertitude, que d'en chercher un nouveau.

Un vivier qu'on ne sait pas interroger revient donc à ne pas avoir de vivier — avec le coût de stockage, les obligations de conservation et la mauvaise conscience en plus.

Le rendre exploitable tient à trois choses : que chaque personne n'y figure qu'une fois, qu'on puisse l'interroger autrement que par mots-clés exacts, et qu'on sache ce qui a été dit la dernière fois. Le reste suit.

Les questions qu'on nous pose

Celles qui reviennent en démonstration, avec les réponses que nous donnons — y compris quand elles ne nous arrangent pas.

Nos données sont en vrac. Ça vaut le coup de les importer ?

C'est précisément le cas où l'import a le plus de valeur, et le plus de risques. Le dédoublonnage se fait à l'entrée, sur l'adresse email : un même candidat présent trois fois dans votre export ressort en une fiche unique, avec ses trois historiques réunis.

Ce qui ne se corrige pas tout seul, en revanche, ce sont les champs vides. Un CV rattaché à la fiche permet de compléter le profil plus tard ; une fiche sans document ni email restera pauvre, et nous le disons avant l'import plutôt qu'après.

En pratique, un export d'un ancien outil se regarde avant d'être chargé : c'est une demi-heure qui évite de recopier dans le nouvel outil le désordre de l'ancien.

Comment retrouver un profil si je ne me souviens plus des mots exacts ?

La recherche s'attache à l'intention plutôt qu'à la chaîne de caractères. Chercher « architecte cloud » remonte des profils qui écrivent « DevOps senior AWS » ou « ingénieur infrastructure GCP », parce qu'ils font ce métier.

Vous pouvez aussi partir d'un besoin plutôt que d'un mot : le rapprochement prend une offre entière et classe le vivier dessus, ce qui évite d'avoir à deviner le bon terme.

Et quand vous savez exactement ce que vous cherchez, les filtres classiques restent là — disponibilité, mobilité, prétentions, dernière mise à jour de la fiche.

Combien de temps peut-on garder un candidat en base ?

C'est votre politique, pas la nôtre : la durée de conservation dépend de votre base légale et de ce que vous avez annoncé aux candidats.

Ce que l'outil fournit, ce sont les moyens de la tenir — historique de consentement horodaté, anonymisation, suppression programmée. Ce qu'il ne fait pas, c'est décider à votre place que trois ans est la bonne durée.

Un vivier qu'on garde indéfiniment n'est d'ailleurs pas un actif : c'est une dette, et elle se paie au premier contrôle comme à la première demande d'effacement.

Un candidat placé chez un client, ça reste en base ?

Oui, et c'est souvent le profil le plus précieux : vous connaissez son travail, il connaît votre façon de travailler, et sa mission a une fin.

Le suivi de la relation sert exactement à ça — garder le lien avec quelqu'un que vous ne placez pas aujourd'hui, pour être celui qu'il rappelle quand il redevient disponible.

C'est la différence entre une base de candidatures et un CRM de talents : la première enregistre des événements passés, la seconde entretient des relations en cours.

Que se passe-t-il si deux recruteurs travaillent le même profil ?

Ils le voient. L'historique est commun : les échanges, les statuts et les commentaires vivent sur la fiche, pas dans deux boîtes mail séparées.

C'est le cas d'usage qui justifie à lui seul un vivier partagé. Appeler deux fois la même personne en quinze jours, pour deux missions différentes, sans le savoir, coûte une réputation qui met des années à se construire.

Nos concurrents peuvent-ils voir nos candidats ?

Non. Chaque organisation dispose de son propre espace, cloisonné : aucun profil n'est partagé entre clients, et il n'existe pas de « base commune » à laquelle vous contribueriez sans le savoir.

Votre vivier vous appartient, et vous pouvez le ressortir. Ce point se vérifie avant de signer, pas au moment où on en a besoin.

profils déjà qualifiés, interrogeables

Ce que porte la base

1Une fiche par personneLe dédoublonnage se fait à l'import et à la création. Un candidat reste un candidat, quel que soit le canal par lequel il est arrivé.Les doublons ne brouillent pas seulement le compte : ils font partir trois relances à la même personne.
2Une recherche qui comprend l'intentionChercher un métier remonte aussi les profils qui ne l'écrivent pas avec vos mots.Les compétences sont normalisées à l'entrée, sans quoi « React », « ReactJS » et « React.js » resteraient trois choses différentes.
3L'historique completCe qui a été dit, par qui, et quand. Sans dépendre de la mémoire du collègue qui a passé l'entretien.C'est aussi ce qui permet de reprendre un dossier quand la personne qui le suivait a quitté l'équipe.
4Les candidats à réactiverUn besoin nouveau fait remonter les profils rencontrés l'an dernier. Le coût d'acquisition déjà payé est réutilisé.C'est le seul poste où l'on peut gagner sans rien dépenser de plus : le stock est déjà là.
5Les documents rattachésCV, dossier de compétences, pièces d'entretien : tout vit sur la fiche, dans ses versions successives.Le CV d'origine reste consultable même après extraction — utile le jour où l'on veut vérifier une date.
6Les outils RGPDConsentement horodaté, anonymisation, suppression programmée. La politique reste la vôtre ; les moyens de l'appliquer sont là.Une demande d'effacement se traite en un geste, avec la trace de ce qui a été fait.

Ce que cette page ne promet pas

Recontacter un profil suppose une base légale et une durée de conservation maîtrisée. Les outils de consentement et de purge sont dans le produit, mais la politique reste la vôtre — et un vivier qu'on garde indéfiniment n'est pas un actif, c'est une dette.

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