CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE ET D'UTILISATION

Dernière mise à jour : 1er janvier 2026

Accédez aux versions précédentes :

Les présentes conditions générales (ci-après les "Conditions Générales" ou "CGV") s'appliquent entre la société Spiribase SAS, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro [RCS], ayant son siège social au [Adresse], [Code Postal] [Ville], représentée par [Nom Prénom] en qualité de Président (ci-après dénommée « Spiribase ») et le client (ci-après dénommé le « Client »), ayant souscrit un contrat d'abonnement (ci-après le « Contrat d'Abonnement »).

Chaque partie est individuellement désignée comme une « Partie » et collectivement comme les « Parties ».

PRÉAMBULE

Spiribase commercialise des solutions applicatives accessibles en ligne destinées à la gestion du recrutement assistée par intelligence artificielle qu'elle a conçues et développées en mode SaaS (Software as a Service).

Le Client souhaite utiliser certains des services SaaS proposés par Spiribase pour l'exercice de son activité professionnelle de recrutement.

Information précontractuelle

Dans le cadre du devoir d'information et de conseil de Spiribase, le Client reconnaît que les services de Spiribase ont été présentés de manière détaillée au Client, notamment au cours d'une démonstration et/ou par le biais d'une présentation commerciale documentée.

En conséquence, le Client reconnaît et déclare :

  • Avoir reçu l'ensemble des prérequis, informations, conseils, mises en garde nécessaires à l'installation et l'utilisation fonctionnelle et technique des Services, en particulier concernant les capacités et limitations des algorithmes d'intelligence artificielle ;
  • Avoir disposé de suffisamment de temps pour prendre connaissance de l'ensemble de la documentation qui lui a été adressée et avoir compris toutes ses dispositions et la présentation qui lui a été faite des solutions Spiribase de telle sorte qu'il s'engage en toute connaissance de cause ;
  • S'être assuré de l'adéquation des services proposés par Spiribase avec ses besoins et sa situation - étant précisé que les Solutions Applicatives sont fournies "en l'état" sans adaptation particulière à la situation du Client ;
  • Avoir pris le temps nécessaire et disposer des compétences requises pour apprécier la pertinence de l'utilisation des services Spiribase conformément à ses besoins, notamment en matière de recrutement et de conformité légale ;
  • Comprendre que les Services reposent sur des modèles d'intelligence artificielle qui constituent des outils d'aide à la décision et non des systèmes de décision automatisée, et que la décision finale de recrutement reste de sa seule responsabilité.

Le Client reconnaît que le degré d'information précontractuelle donnée par Spiribase s'entend dans la limite de la connaissance par Spiribase des projets et besoins du Client tels que ce-dernier les lui a énoncés et dans la limite de l'infrastructure informatique du Client.

Après s'être assuré de l'adéquation des services proposés par Spiribase avec ses besoins et contraintes, le Client a décidé de souscrire aux Services de Spiribase en concluant (i) le Contrat d'Abonnement et (ii) en se conformant aux présentes Conditions Générales de vente et d'utilisation.

1. DÉFINITIONS

Administrateur
Membre du Personnel du Client ou tiers autorisé par le Client à (i) accéder aux Contenus, (ii) à les modifier via son Compte Administrateur Recruteur et (iii) qui est susceptible, par sa fonction, de gérer le recrutement du Client.
Algorithmes ML
Modèles d'intelligence artificielle et algorithmes de machine learning propriétaires de Spiribase utilisés pour le scoring de candidats, le matching, les recommandations et autres fonctionnalités d'IA.
Candidat
Personne physique ayant postulé à une offre d'emploi du Client via la plateforme Spiribase ou ayant été ajoutée au talent pool du Client.
Compte(s)
Compte(s) personnel(s) d'accès aux Solutions Applicatives pour bénéficier des Services, ceci incluant le(s) Compte(s) Recruteur(s) et Candidat(s).
Compte(s) Recruteur(s)
Compte(s) permettant à un(des) Administrateur(s) ou recruteur(s) désigné(s) par le Client d'accéder aux Solutions Applicatives pour gérer le processus de recrutement.
Compte(s) Candidat(s)
Compte(s) personnel(s) permettant à un(des) Candidat(s) d'interagir avec le processus de recrutement du Client (postuler, suivre candidature, planifier entretien, etc.).
Contenus

Données (y compris les données personnelles), informations, textes, images, photographies, CVs, offres d'emploi, évaluations de candidats et tout autre contenu, document et composant, quel que soit le format, fournis par le Client ou tout autre Administrateur dans le cadre du Paramétrage de son Compte et/ou de l'utilisation des Services fournis au Client par Spiribase ou renseignés par Spiribase sur demande ou instruction du Client.

Sont ainsi considérés comme des Contenus :

  • Aux offres d'emploi (titres, descriptions, compétences requises, salaires)
  • Aux CVs des candidats (parcours, expériences, formations, compétences)
  • Aux évaluations et notes des candidats
  • Aux paramètres de scoring et de matching
  • Aux emails de sourcing et réponses candidats
  • Aux entretiens et feedbacks
  • Aux données du talent pool
Contrat
Ensemble contractuel composé du Contrat d'Abonnement et des Conditions Générales selon la hiérarchie précisée à l'article 3.1 ci-après.
Contrat d'Abonnement
Conditions particulières du Contrat détaillant les termes contractuels spécifiques des Services souscrits par le Client.
CVs
Curriculum vitae des candidats uploadés ou importés dans la plateforme Spiribase.
Date de Mise en Service
Date de livraison du Compte du Client à l'issue du Paramétrage.
Fonctionnalités Bêta
Fonctionnalités distinctes ou complémentaires de fonctionnalités contenues dans les Solutions Applicatives pouvant être proposées au Client dans le cadre d'une phase de test, notamment de nouveaux modèles d'IA ou algorithmes de scoring expérimentaux.
Jours et Heures Ouvrés
Lundi au vendredi hors jours fériés, de 9h30 à 18h00.
Membre(s) du Personnel ou Collaborateur
Recruteurs, hiring managers, responsables RH et toute autre personne travaillant pour le compte du Client et étant susceptible de bénéficier d'un Compte Recruteur.
Migration ou Paramétrage ou Installation
Intégration par Spiribase des données relatives au Client, ses paramètres de recrutement, ses offres d'emploi types et de tout autres Contenus transmis par le Client afin de paramétrer les Comptes associés préalablement à l'utilisation des Services par le Client.
Mise en Service
Livraison effective du Compte Client à l'issue du Paramétrage.
Nombre d'Offres Actives
Nombre d'offres d'emploi publiées et actives sur la plateforme au cours du mois facturé.
Nombre de Candidatures
Nombre de candidatures reçues et traitées par la plateforme au cours du mois facturé.
Plan
Services choisis par le Client sur la base de l'offre de services de Spiribase (Plan Starter, Plan Pro, Plan Enterprise, etc.).
Premier Mois d'Utilisation
Mois déterminé par le Client correspondant au premier mois d'utilisation effective des Services après le Paramétrage.
Prix de Base
Prix mensuel fixe facturé selon le Plan applicable au Client tel que détaillé dans le Contrat d'Abonnement.
Prix par Candidature
Prix variable facturé selon le Nombre de Candidatures traitées par le Client au cours du mois.
Prix d'Abonnement ou Prix Facturé
Prix mensuel facturé ou facturable tenant compte des éventuelles évolutions du Nombre de Candidatures, du Nombre d'Offres Actives, des Services et options supplémentaires souscrits et des Prix de Services au cours du mois facturé.
Prix du Service ou Prix des Services
Prix des Services au jour de la conclusion du Contrat tenant compte des tarifs des Services, du nombre d'Offres Actives et du Nombre de Candidatures concernés à cette date.
Services d'Assistance
Services mis à disposition du Client afin de (i) l'éclairer sur les fonctionnalités des Services et l'utilisation des Solutions Applicatives (ii) l'assister et l'accompagner dans ses démarches relatives à la gestion du recrutement et (iii) former les nouveaux Utilisateurs des Solutions Applicatives.
Services

Ensemble des Solutions Applicatives et services mis à disposition du Client par Spiribase conformément à son choix de Plan, incluant notamment :

  • Génération automatisée d'offres d'emploi
  • Screening intelligent de CVs avec scoring ML
  • Envoi d'emails de sourcing personnalisés
  • Pré-qualification de candidats via chatbot IA
  • Comparaison de candidats avec recommandations
  • Suggestions proactives de recrutement
  • Gestion du pipeline de candidats
  • Analytics et reporting de recrutement
Solutions Applicatives
Désigne les logiciels édités par Spiribase ainsi que les fonctionnalités, algorithmes d'intelligence artificielle, modèles de machine learning et documents associés permettant de fournir les Services.
Talent Pool
Base de données de candidats constituée par le Client via la plateforme Spiribase.
Tarifs Applicables
Tarifs les plus récents applicables aux Services, disponibles sur demande via la rubrique « AIDE » accessible depuis tout Compte Recruteur.
Utilisateur(s)
Membres du Personnel du Client et personnes externes autorisées détenant un Compte.

2. OBJET

Les Conditions Générales ont pour objet de définir les termes et conditions applicables aux Services fournis par Spiribase au Client dans le cadre du Contrat et décrits à l'article 7 des Conditions Générales.

Les Services de Spiribase constituent des outils d'aide à la décision basés sur l'intelligence artificielle et non des systèmes de décision automatisée en matière de recrutement. La décision finale de recrutement ou de rejet d'un candidat reste toujours de la responsabilité exclusive du Client.

3. DOCUMENTS CONTRACTUELS

3.1. Hiérarchie contractuelle, force du Contrat

Le Contrat formé entre Spiribase et le Client se compose par ordre de priorité des documents suivants :

  1. Le Contrat d'Abonnement et ses éventuelles annexes et avenants et liens internet auxquels ils renvoient ;
  2. L'Accord de Traitement des Données (DPA) accessible à l'adresse /legal/dpa ;
  3. Les présentes Conditions Générales et liens internet auxquelles elles renvoient.

En cas de contradiction entre une ou plusieurs stipulations des documents contractuels composant le Contrat, les stipulations des documents de rang supérieur prévaudront. Les Parties conviennent qu'aucune annotation manuscrite ajoutée par le Client n'aura de valeur, à moins d'être expressément acceptée par Spiribase.

Il est précisé que le Contrat constitue l'intégralité de l'accord des Parties quant à son objet et prévaut sur toutes autres conditions générales d'achat, de vente ou de service de l'une ou l'autre des Parties, ou sur tout engagement, déclaration ou tout autre précédent accord entre les Parties ayant le même objet.

3.2. Acceptation et évolution des Conditions Générales

Tout Client est réputé avoir pris connaissance de l'intégralité du Contrat et en avoir dûment accepté les termes sans réserve. Les Parties reconnaissent que la signature du Contrat par voie électronique est réalisée dans des conditions conformes à l'article 1367 du Code civil.

Spiribase se réserve la possibilité de modifier unilatéralement les Conditions Générales. Toutefois, toute modification substantielle sera communiquée au Client dans un délai de trente (30) jours calendaires avant leur prise d'effet. En cas de refus, le Client aura la possibilité de résilier dans les conditions prévues à l'article 14.

4. DURÉE

4.1. Durée

Le Contrat prend effet pour une durée initiale débutant à la date de signature jusqu'à la fin du mois au cours duquel le Premier Mois d'Utilisation effective s'est écoulé. Il est ensuite reconduit tacitement pour des périodes successives d'un (1) mois calendaire.

En cas de non-renouvellement à l'initiative du Client :

Via le centre d'aide Spiribase / Help Center accessible par les Administrateurs par un message intitulé "résiliation", au plus tard le dernier jour du mois calendaire précédant le mois de résiliation.

En cas de non-renouvellement à l'initiative de Spiribase :

Par lettre recommandée avec accusé de réception à l'adresse du Client avec un préavis minimum de deux (2) mois.

Le Client reconnaît qu'une ou plusieurs utilisation(s) des Services pourront intervenir entre la demande de non-renouvellement et l'arrivée à échéance du Contrat et donneront lieu à facturation. Aucun Service ne sera fourni après la date d'arrivée à échéance du Contrat.

4.2. Rétractation

Le Client est informé que conformément à l'article L221-3 du Code de la consommation, il est susceptible de disposer d'un droit de rétractation à condition que soient réunies les trois conditions suivantes :

  • Le contrat a été conclu hors établissement ;
  • L'objet du Contrat n'entre pas dans le champ de l'activité principale du Client ;
  • Le Client a moins de cinq (5) employés.

Si applicable, le délai est de quatorze (14) jours à compter de la date de conclusion du Contrat (notification par lettre recommandée AR).

5. MISE EN ŒUVRE DES SERVICES

Le Client reconnaît que la mise en œuvre des Services s'inscrit dans une coopération avec Spiribase pour laquelle le Client devra fournir des Contenus exacts.

5.1. Prérequis

5.1.1. Prérequis techniques

Le Client s'engage à disposer d'une connexion Internet haut débit. Les Solutions Applicatives nécessitent les navigateurs suivants :

  • Chrome, Firefox, Edge, Safari (versions récentes)

Tous les coûts nécessaires pour l'équipement et la connexion Internet sont à la charge exclusive du Client.

5.1.2. Prérequis relatifs à la fourniture et à l'exactitude des Contenus

Le Client s'engage à saisir et mettre à jour des Contenus exacts, à jour et complets (offres, critères, CVs, paramètres scoring).

Le Client s'engage à fournir les Contenus au plus tard le 15 du Premier Mois d'Utilisation.

Le Client demeure propriétaire et responsable des Contenus et dégage Spiribase de toute responsabilité à ce titre (notamment sur la licéité des Contenus, discrimination, RGPD).

La régularisation de situations litigieuses (discrimination, litiges candidats) résultant d'erreurs non imputables à Spiribase sera à la charge exclusive du Client.

5.1.3. Prérequis de sécurité

Le Client est responsable de l'activation du 2FA et de l'utilisation de mots de passe robustes. Spiribase n'est pas responsable en cas d'accès frauduleux dû à une négligence du Client/Utilisateur.

5.2. Migration, Mise en Service et Premier Mois d'Utilisation

Le Client s'engage à vérifier le Paramétrage lors du Premier Mois d'Utilisation. À défaut de notification contraire, le Paramétrage sera considéré comme approuvé.

Conditions de report : Possible une fois (1 mois) sans frais, si demande avant le 15 du mois.

Frais d'annulation : Si avant le 15, frais de 100€ + 50€/offre paramétrée.

6. ACCÈS AUX SERVICES

6.1. Accès technique aux Services

L'accès se fait via Internet sécurisé (SSL). Accès permanent 24/7 visé (sauf maintenance/force majeure).

Limites du contrat Standard :

  • Moins de 10 établissements ;
  • Moins de 500 candidatures/mois ;
  • Moins de 50 offres actives.

Au-delà, un Plan Enterprise est requis.

6.2. Évolution de la situation du Client

Le Client doit notifier Spiribase de toute **évolution substantielle** (recrutement à l'étranger, volume x2, fusion, etc.) au moins **3 mois à l'avance**.

Le défaut de notification peut entraîner la résiliation. En cas de changement, les conditions pourront être renégociées.

7. DESCRIPTION DES SERVICES

Spiribase fournit les Services SaaS, l'hébergement, la maintenance, la sécurité et l'assistance.

7.1. Licence d'utilisation

Droit personnel, non exclusif, non cessible. Utilisation pour besoins internes de recrutement uniquement.Interdiction formelle de reverse-engineering, modification, ou extraction des algorithmes et modèles ML.

Le Client ne détient aucun droit de propriété sur les Solutions Applicatives qui restent la propriété exclusive de Spiribase.

7.2. Hébergement, maintenance et sécurité

  • Hébergement : AWS (France/UE). Backups répliqués en UE.
  • Maintenance : Mises à jour incluses (features, modèles IA, sécurité). Indisponibilité programmée notifiée 1 semaine à l'avance (hors urgence).
  • Sécurité : Chiffrement SSL/TLS et AES-256 (données au repos), 2FA, Journalisation des accès (Logs), RBAC, Monitoring 24/7. (Détails sur spiribase.ai/security).

7.3. Services d'Assistance

Support disponible Jours et Heures Ouvrés via l'onglet AIDE. Support pour l'utilisation de l'outil uniquement (pas de conseil juridique/RH). Utilisation de Copilot (Assistant IA) : réponse automatisée à vérifier, responsabilité de Spiribase exclue sur ces réponses.

7.4. Beta Test et Fonctionnalités Expérimentales

Spiribase peut proposer des fonctionnalités Beta (nouveaux modèles IA...).

AVERTISSEMENT :

  • Fourni "en l'état" sans garantie (bugs possibles, instabilité scores IA).
  • Spiribase exclut toute responsabilité pour les dommages liés aux Beta.
  • Les données peuvent être réinitialisées.
  • Engagement du Client à fournir du feedback (droits cédés à Spiribase).

8. ÉVOLUTIONS

8.1. Évolution des Services

Spiribase peut faire évoluer les Services (technologie, IA, légal) sans préavis (ex: amélioration algos, nouvelles features). Ces évolutions s'imposent au Client.

8.2. Évolution des prix

Droit de modifier les prix (avec notification, application mois M+1). Le Client peut résilier en cas de refus. Révision annuelle possible sur la base de l'indice Syntec.

9. PRIX ET MODALITÉS DE PAIEMENT

Prix hors taxes.

9.1. Structure du Prix

  • Prix d'Abonnement : Prix de Base (fixe) + Prix par Candidature + Options.
  • Frais de Migration : Dus à la signature.

9.2. Facturation

Facturation mensuelle (au 15 du mois pour Starter/Pro). Paiement par prélèvement automatique (Stripe) ou carte bancaire, à émission de facture.

*Calcul prix candidatures : 1 cand. = 1 CV traité/scoré.

9.4. Retard de paiement

Intérêts de retard (3x taux légal) + indemnité forfaitaire 40€. Exigibilité immédiate. Suspension des services après mise en demeure de 20 jours.

10. PROPRIÉTÉ

10.1. Propriété du Client

Le Client reste propriétaire de ses Contenus (offres, talent pool, analytics, configs).

CVs Candidats : Propriété des candidats. Droit d'utilisation strict pour le recrutement.

Le Client garantit avoir les droits et autorisations nécessaires (RGPD, consentement).

10.2. Propriété de Spiribase

Spiribase détient tous les droits IP sur les Services : Algorithmes IA, modèles ML, Code, Interface, Marques.

Interdictions strictes : Copier, reverse-engineering, scraper, utiliser pour créer un service concurrent ou entraîner une IA concurrente.

10.3. Utilisation des données pour ML

Spiribase peut utiliser des données agrégées et anonymisées pour améliorer ses modèles, sous condition de consentement (opt-in) et avec droit d'opt-out. Aucune donnée perso partagée entre clients.

11. ASSURANCE

Spiribase dispose d'une RC Professionnelle couvrant ses prestations (erreurs, défaillances techniques, sécurité). Elle ne couvre pas les décisions de recrutement du Client ni ses infractions légales (discrimination, RGPD).

12. OBLIGATIONS

12.1. Obligations de Spiribase

  • Obligation de moyens.
  • Rôle de Sous-traitant : Traiter les données personnelles uniquement sur instruction documentée du Client (Responsable de Traitement), conformément au DPA.
  • Fournir les Services conformes aux normes et lois (recrutement/RGPD).
  • Garantir le bon fonctionnement IA (état de l'art) et minimiser les biais.
  • Sécurité : Mettre en œuvre les mesures techniques (Chiffrement AES-256, 2FA, logs) et organisationnelles appropriées.
  • Devoir d'information et de mise en garde.

12.2. Obligations du Client

  • Utilisation conforme et loyale (pas d'usage illicite/nuisible).
  • Paiement du prix.
  • Coopération : fournir contenus exacts, à jour.
  • Respect des lois recrutement (non-discrimination, Code travail) et RGPD (droits candidats, durées conservation).
  • Ne pas utiliser les algos de manière discriminatoire.

Le Client garantit Spiribase contre toute réclamation tiers liée à son usage (discrimination, etc.).

13. RESPONSABILITÉ

13.1. Responsabilité de Spiribase

Responsable de ses fautes prouvées (dommages directs uniquement).

EXCLUSIONS SPÉCIFIQUES IA & RECRUTEMENT :
Spiribase n'est PAS responsable des décisions de recrutement, des scores IA contestés, des biais résiduels, des litiges candidats, ou des violations RGPD client.

Plafonnement : Responsabilité limitée aux sommes versées sur les 12 derniers mois.

13.2. Responsabilité du Client

Le Client est seul responsable de l'utilisation, des Contenus, des décisions de recrutement, et de la conformité légale de ses pratiques. Il garantit Spiribase contre tout recours tiers.

14. RÉSILIATION

Pour absence de Mise en Service : Si contenus non fournis.

Pour inexécution : Après mise en demeure de 15 jours.

Pour faute grave : Immédiate (ex: discrimination, fraude, non-paiement persistant).

En cas de résiliation : paiement immédiat des sommes dues, arrêt des services, restitution des données (sur demande sous 30j).

15. FIN DE CONTRAT - RESTITUTION

Sur demande écrite sous 30 jours : restitution des données (CSV/JSON/PDF). Suppression définitive après délai légal (CVs supprimés après 2 ans max). Les modèles ML personnalisés restent propriété de Spiribase.

16. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

CLIENT = Responsable de Traitement (base légale, info candidats, droits, durées conservation)

SPIRIBASE = Sous-traitant (traite sur instruction, sécurité, assistance)

Points clés RGPD :

  • Conservation CVs : 2 ans max (non retenus).
  • Droits : Candidats s'adressent au Client (Spiribase transmet si reçu).
  • Sous-traitants : AWS, OpenAI, Stripe, SendGrid.
  • Transfert hors UE : Possible pour IA (avec garanties), hébergement principal en France.
  • Sécurité : Mesures techniques (chiffrement) et organisationnelles robustes.
  • Violations : Notification 48h.

DISPOSITIONS DIVERSES

17. CESSION : Intuitu personae pour le Client (accord requis). Libre pour Spiribase (avec notif).

18. CONFIDENTIALITÉ : Stricte, durée contrat + 5 ans. Couvre algos IA, données candidats, stratégie.

19. SERVICES TIERS : Spiribase non responsable des services tiers connectés (LinkedIn, Gmail, etc.).

20. REFÉRENCES MARKETING : Autorisation d'utiliser le logo Client (sauf refus écrit).

20.3. FORCE MAJEURE : Suspend obligations. Résiliation possible si > 30 jours.

20.11. DROIT APPLICABLE : Droit Français. TRIBUNAUX DE PARIS compétents (sauf consommateurs : médiation FEVAD).

MENTIONS LÉGALES

Spiribase SAS

SAS au capital de [montant] euros

Siège social : [Adresse complète]

[Code postal] [Ville], France

RCS Paris : [numéro]

SIRET : [numéro]

N° TVA : [numéro]

Contact & Hébergement

Directeur de publication : [Nom Prénom]

Hébergement : AWS (France/EU)

Email : contact@spiribase.ai

DPO : dpo@spiribase.ai

Spiribase

Digitalisez votre recrutement avec l'intelligence artificielle

Notre solution automatise le screening de CVs, améliore le matching candidats et garantit une conformité RGPD rigoureuse. Gagnez 86% de temps sur le screening pour vous concentrer sur l'humain.