DOCUMENTATION ANNEXE À JOUR

Date de dernière mise à jour : 1er janvier 2026

I - SERVICES SUSCEPTIBLES D'ÊTRE FOURNIS PAR SPIRIBASE

Le produit Spiribase évolue et de nouvelles fonctionnalités sont régulièrement développées, notamment au niveau des algorithmes d'intelligence artificielle, ce que le Client accepte et reconnaît.

Le Client reconnaît expressément que le fait d'avoir accès temporairement ou de manière prolongée à des Services non inclus dans le Plan souscrit mais appartenant à un autre Plan ne lui donne pas de droit sur l'utilisation de ces Services non inclus dans le futur et reconnaît que tout éventuel accès à ces Services non inclus dans son offre peuvent être coupés à tout moment.

Le Client s'engage à prendre connaissance et à se conformer aux éventuelles conditions spécifiques qui lui seront applicables et qui sont accessibles en bas de page.

PLAN 1 : STARTER

⬇️ GESTION DES OFFRES D'EMPLOI

✅ Génération automatisée d'offres d'emploi via IA générative (GPT-4)
✅ Optimisation des titres et descriptions pour maximum de visibilité
✅ Suggestions de compétences basées sur le poste
✅ Bibliothèque de templates d'offres (100+ modèles)
✅ Personnalisation de la marque employeur
✅ Publication multi-board (Indeed, LinkedIn Jobs, WTTJ) - 3 boards inclus
✅ Gestion du statut des offres (brouillon, active, archivée)
✅ Duplication et modification d'offres existantes
✅ Preview avant publication

⬇️ SCREENING DE CVS

✅ Parsing automatique des CVs (PDF, Word, images via OCR)
✅ Extraction des données : Nom, email, téléphone, expérience, formation, compétences
✅ Scoring ML automatique (algorithme de matching sur 100 points)
✅ Matching offre/candidat en temps réel
✅ Tri automatique des candidatures par score
✅ Détection des doublons (même candidat, multiple applications)
✅ Filtres avancés : Expérience, compétences, localisation, disponibilité
✅ Vue liste et vue grille des candidatures
✅ Export CSV des candidatures

Limites Plan Starter :

⚠️ Maximum 50 candidatures traitées par mois
⚠️ Maximum 5 offres d'emploi actives simultanément
⚠️ Scoring ML basique (critères standards)

⬇️ GESTION DU PIPELINE

✅ Vue Kanban du pipeline de recrutement
✅ Statuts personnalisables : Reçu, Présélectionné, Entretien RH, Entretien Manager, Offre, Embauché, Rejeté
✅ Déplacement drag & drop entre statuts
✅ Filtres par offre, poste, date, score
✅ Recherche par nom, email, compétences
✅ Notes sur les candidats (visibles équipe)
✅ Tags personnalisés
✅ Historique des actions (qui a fait quoi, quand)

⬇️ COMMUNICATION CANDIDATS

✅ Emails automatisés : Confirmation réception candidature
✅ Templates d'emails pré-configurés (10 templates inclus)
✅ Personnalisation des emails (nom candidat, poste, entreprise)
✅ Tracking : Taux d'ouverture, taux de clics
✅ Envoi individuel ou en masse

⬇️ ESPACE CANDIDAT

✅ Portail candidat : Suivi statut candidature
✅ Accès sécurisé via lien unique (pas de mot de passe)
✅ Historique des interactions
✅ Statut temps réel de la candidature

⬇️ ANALYTICS & REPORTING

✅ Tableau de bord : Vue d'ensemble du recrutement
✅ Statistiques clés :
- Nombre de candidatures reçues
- Taux de conversion par étape
- Temps moyen de traitement
- Source des candidatures (Indeed, LinkedIn, site web, etc.)
✅ Graphiques : Évolution des candidatures, répartition par poste
✅ Export des rapports (PDF, Excel)

⬇️ INTÉGRATIONS

✅ Gmail / Outlook : Synchronisation emails
✅ Google Calendar / Outlook Calendar : Planification entretiens (basique)
✅ Zapier : Connexion 6000+ applications

⬇️ SUPPORT

✅ Centre d'aide en ligne (documentation, tutoriels, FAQ)
✅ Support email : Réponse sous 48h ouvrées
✅ Onboarding : Guide de démarrage et tutoriels vidéo

+ En Option (facturé en sus) :

⬇️ ADD-ON "SOURCING EMAILS IA"

📧 Génération automatique d'emails de sourcing personnalisés via IA
📧 Analyse LinkedIn : Import profils et génération emails ciblés
📧 Templates intelligents : Adaptation automatique au profil candidat
📧 A/B Testing : Optimisation taux de réponse
📧 Suivi des réponses et rappels automatiques

Prix : +20€/mois (100 emails/mois inclus, puis 0,20€/email supplémentaire)

⬇️ ADD-ON "CHATBOT PRÉ-QUALIFICATION"

🤖 Chatbot IA intégré au formulaire de candidature
🤖 Questions personnalisées par offre d'emploi
🤖 Scoring automatique des réponses
🤖 Filtrage pré-qualification : Seuls candidats qualifiés arrivent dans le pipeline
🤖 Disponibilité 24/7

Prix : +30€/mois (illimité)

PLAN 2 : PRO

Services couverts par le Plan 1 : Starter +

⬇️ SCORING ML AVANCÉ

🧠 Algorithmes ML personnalisés : Entraînement sur vos données de recrutement
🧠 Critères de scoring personnalisables : Pondération des compétences, expérience, formation
🧠 Matching sémantique : Compréhension du contexte (pas seulement mots-clés)
🧠 Apprentissage continu : Le modèle s'améliore avec vos décisions
🧠 Explication des scores : Pourquoi ce candidat a 87/100 ? (transparence IA)
🧠 Détection des compétences transférables : Candidats de secteurs différents mais compétences applicables

⬇️ SUGGESTIONS PROACTIVES QUOTIDIENNES

💡 Recommandations quotidiennes via IA :
- Candidats à relancer (pas de nouvelles depuis X jours)
- Candidats du talent pool matchant nouvelles offres
- Alertes sur candidats excellents risquant d'être perdus
💡 Priorisation intelligente : Quels candidats traiter en priorité aujourd'hui ?
💡 Optimisation workflow : Suggestions pour accélérer le processus

⬇️ TALENT POOL AVANCÉ

🗄️ Base de données candidats illimitée
🗄️ Recherche sémantique : "Développeur ayant fait du machine learning" (pas besoin du mot exact "ML")
🗄️ Segments automatiques : Groupes de candidats par profil type
🗄️ Monitoring automatique : Alertes si candidat du talent pool "open to work" sur LinkedIn
🗄️ Campagnes de re-engagement : Emails automatiques aux candidats anciens pour nouvelles opportunités

⬇️ COMPARAISON DE CANDIDATS

⚖️ Comparaison côte à côte : Jusqu'à 5 candidats simultanément
⚖️ Tableau comparatif : Compétences, expérience, scores, notes
⚖️ Recommandation IA : "Sur la base de vos critères, nous recommandons le candidat A"
⚖️ Export rapport comparatif (PDF) pour partage avec hiring managers

⬇️ GESTION D'ÉQUIPE

👥 Comptes utilisateurs multiples : Jusqu'à 10 recruteurs
👥 Rôles et permissions : Admin, Recruteur, Hiring Manager, Lecteur
👥 Affectation de candidats : Assignation à un recruteur spécifique
👥 Workflow de validation : Validation hiring manager avant étapes critiques
👥 Commentaires collaboratifs : @mention des collègues
👥 Historique d'activité : Qui a consulté/modifié quoi

⬇️ PLANIFICATION AVANCÉE ENTRETIENS

📅 Détection automatique créneaux disponibles (analyse Google Cal/Outlook)
📅 Proposition 3 créneaux au candidat (self-service booking)
📅 Génération automatique lien visio (Zoom, Google Meet, Teams)
📅 Rappels automatiques : J-1 recruteur, H-2 candidat
📅 Synchronisation bidirectionnelle calendrier

⬇️ INTÉGRATIONS AVANCÉES

🔗 LinkedIn Recruiter : Import profils, détection "open to work", InMail tracking
🔗 Slack / Microsoft Teams : Notifications temps réel équipe
🔗 Google Drive / Dropbox : Stockage automatique CVs
🔗 Job boards premium : Diffusion automatique (Indeed, WTTJ, Glassdoor, Monster) - 10 boards inclus

⬇️ ANALYTICS AVANCÉES

📊 Rapports personnalisés : Création de rapports sur mesure
📊 KPIs avancés :
- Coût par embauche
- Qualité des sources (quel job board donne les meilleurs candidats ?)
- Performance par recruteur
- Prédiction : "À ce rythme, vous embaucherez dans X jours"
📊 Tableaux de bord personnalisables : Widgets drag & drop
📊 Exports automatisés : Envoi automatique rapports hebdo/mensuels par email

⬇️ SUPPORT PRIORITAIRE

🎯 Support prioritaire : Réponse sous 24h (vs 48h Plan Starter)
🎯 Chat en direct : Lun-Ven 9h30-18h
🎯 Onboarding dédié : 1h de session personnalisée avec un expert

Limites Plan Pro :

⚠️ Maximum 500 candidatures traitées par mois
⚠️ Maximum 50 offres d'emploi actives simultanément
⚠️ Maximum 10 utilisateurs

+ En Option (facturé en sus) :

⬇️ ADD-ON "SOURCING EMAILS IA"

(Mêmes fonctionnalités que Plan Starter)

Prix Plan Pro : +15€/mois (200 emails/mois inclus, puis 0,15€/email supplémentaire)

⬇️ ADD-ON "CHATBOT PRÉ-QUALIFICATION"

(Mêmes fonctionnalités que Plan Starter)

Prix Plan Pro : +25€/mois (illimité)

⬇️ ADD-ON "PRÉDICTIONS ML AVANCÉES"

🔮 Prédiction taux de rétention : "Ce candidat a 78% de chances de rester >2 ans"
🔮 Prédiction cultural fit : Compatibilité avec la culture d'entreprise
🔮 Prédiction performance : Estimation du niveau de performance futur
🔮 Risque de départ : Analyse si candidat risque de partir rapidement
🔮 Dashboard prédictif : Vue d'ensemble des prédictions

Prix : +50€/mois

Important : Ces prédictions sont des estimations probabilistes basées sur des données historiques et ne constituent pas des garanties. La décision finale reste de la responsabilité du Client.

⬇️ ADD-ON "TRANSCRIPTION ENTRETIENS IA"

🎙️ Enregistrement automatique entretiens visio (avec consentement candidat)
🎙️ Transcription automatique : Speech-to-text temps réel
🎙️ Résumé IA : Points forts, points d'attention, red flags
🎙️ Extraction automatique : Compétences mentionnées, expériences clés
🎙️ Sentiment analysis : Niveau d'enthousiasme du candidat
🎙️ Génération de notes structurées post-entretien

Prix : +25€/mois (10 transcriptions/mois incluses, puis 3€/transcription supplémentaire)

Conformité RGPD : Consentement explicite du candidat obligatoire. Droit à l'effacement respecté.

PLAN 3 : ENTERPRISE

Services couverts par le Plan 2 : Pro +

⬇️ CUSTOM ML MODELS

🚀 Modèles ML sur mesure : Entraînement sur vos données propriétaires
🚀 Algorithmes dédiés : Architecture ML adaptée à vos besoins spécifiques
🚀 Pondérations personnalisées : Contrôle total sur les critères de scoring
🚀 Intégration données RH : Connexion SIRH pour prédictions basées sur historique employés
🚀 Monitoring performance : Suivi continu précision des modèles

⬇️ INTÉGRATIONS ENTERPRISE

🏢 Greenhouse / Lever : Synchronisation bidirectionnelle avec ATS existants
🏢 BambooHR / Workday : Transfert automatique candidats embauchés → employés
🏢 Salesforce / HubSpot : CRM pour suivi leads/prospects (campus recruiting, etc.)
🏢 SAP SuccessFactors : Intégration SIRH enterprise
🏢 API personnalisée : Développement endpoints custom si besoin

⬇️ DÉPLOIEMENT ON-PREMISE (Optionnel)

🔐 Installation sur serveurs client : Contrôle total données sensibles
🔐 Conformité renforcée : Secteurs hautement réglementés (banque, défense, santé)
🔐 Isolation totale : Aucune donnée ne quitte l'infrastructure client
🔐 SLA 99.9% : Garantie disponibilité

⬇️ SUPPORT PREMIUM ENTERPRISE

🌟 Account Manager dédié : Interlocuteur unique
🌟 Support 24/7 : Hotline disponible en continu
🌟 Résolution sous 4h : SLA strict sur incidents critiques
🌟 Calls mensuels : Revue stratégique et optimisation
🌟 Formation équipe : Sessions de formation illimitées
🌟 Roadmap prioritaire : Influence sur développement futures features

⬇️ GOUVERNANCE & CONFORMITÉ

📋 Audit trail complet : Logs détaillés toutes actions (RGPD Article 30)
📋 Rapports de conformité : Génération automatique rapports CNIL
📋 Anonymisation avancée : Pseudonymisation données pour analytics
📋 Durées de conservation personnalisées : Configuration fine par type de donnée
📋 Gestion des consentements : Tracking granulaire consentements candidats
📋 DPO as a Service (Optionnel) : Accompagnement DPO externe

⬇️ ANALYTICS ENTERPRISE

📈 BI Integration : Connexion Tableau, Power BI, Looker
📈 Data warehouse : Export automatique vers votre data lake
📈 Prédictions macro : "Avec ces tendances, vous allez manquer 3 profils Python dans 6 mois"
📈 Benchmarking sectoriel : Comparaison avec marché (données agrégées anonymisées)

⬇️ WHITE LABEL (Optionnel)

🎨 Interface aux couleurs de votre marque
🎨 Domaine personnalisé : careers.votreentreprise.com
🎨 Emails depuis votre domaine : recrutement@votreentreprise.com
🎨 Logo et charte graphique : Personnalisation complète

Limites Plan Enterprise :

✅ Candidatures illimitées
✅ Offres d'emploi illimitées
✅ Utilisateurs illimités
✅ Stockage illimité

Tarification Enterprise : Sur devis (à partir de 5000€/mois)

+ Toutes les options des Plans Starter et Pro incluses ou disponibles

CONDITIONS SPÉCIFIQUES PAR FONCTIONNALITÉ

(1) Génération automatisée d'offres d'emploi via IA

Le Client reconnaît que les offres d'emploi générées automatiquement par les algorithmes d'intelligence artificielle de Spiribase sont des modèles qui nécessitent d'être revus, adaptés et validés par le Client avant publication.

Ainsi, le Client reconnaît que ces offres générées automatiquement ne l'exemptent pas :

De vérifier la conformité légale de l'offre (respect lois anti-discrimination, Code du travail)
De valider l'exactitude des informations (salaire, missions, compétences requises)
De personnaliser l'offre selon la culture d'entreprise
De consulter un professionnel du droit si nécessaire (avocat, juriste RH)

Spiribase ne peut être tenu responsable du contenu final :

Mentions discriminatoires non détectées par l'IA
Inexactitudes dans les descriptions de poste
Non-conformité avec la convention collective applicable
Litiges avec des candidats résultant d'offres trompeuses

(2) Scoring ML et matching candidats

Le Client reconnaît expressément que le scoring ML (notation sur 100) et le matching offre/candidat fournis par les algorithmes d'intelligence artificielle de Spiribase constituent des outils d'aide à la décision et non des décisions automatisées.

Le Client s'engage à :

✅ Valider humainement chaque décision
✅ Ne jamais rejeter automatiquement sur seul score ML
✅ Vérifier absence de biais discriminatoires
✅ Documenter raisons de rejet
✅ Informer candidats (transparence RGPD)

Spiribase s'engage à :

✅ Minimiser les biais
✅ Fournir explications sur scores
✅ Permettre personnalisation pondérations
✅ Auditer régulièrement les modèles

Important : Conformément au RGPD Article 22, les candidats ont le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Le Client doit systématiquement faire intervenir une validation humaine.

(3) Chatbot de pré-qualification IA

Configuration : Le Client est responsable des questions et de leur non-discrimination.
Conformité RGPD : Candidats informés (chatbot), droit intervention humaine, données sécurisées (2 ans max).
Limitations : Client doit tolérer erreurs de compréhension et faux positifs/négatifs.

(4) Emails de sourcing générés par IA

Responsabilité : Le Client doit relire, valider, et assurer le consentement (opt-in) et l'opt-out.
Conformité : Lien désabonnement obligatoire, identification claire expéditeur.

(5) Transcription et analyse d'entretiens par IA

Important - Consentement obligatoire

Le Client reconnaît que l'enregistrement et la transcription nécessitent le consentement explicite et préalable du candidat (RGPD, Code pénal).

Procédure : Informer avant, obtenir consentement (tracé), préciser finalités et droits.
Droits candidats : Opposition, accès, effacement.
Conservation : Suppression audio immédiate après transcription, transcription max 2 ans.

(6) Dématérialisation des CVs et stockage

Le Client est seul responsable de la numérisation, conservation originaux, et respect durées de conservation (2 ans). Spiribase assure stockage sécurisé et suppression automatique.

(7) Intégrations avec services tiers

Spiribase non responsable services tiers (LinkedIn, Gmail, etc.). Le Client doit accepter leurs CGU. Données partagées avec autorisation Client.

(8) Prédictions ML avancées (Option Plan Pro/Enterprise)

Les prédictions (rétention, performance) sont des estimations probabilistes et non des garanties.

🔮 Prédiction ≠ Garantie
🔮 Basées sur corrélations (≠ causalité)
🔮 Sujettes à erreurs (faux positifs/négatifs)

Utilisation responsable : Ne jamais rejeter uniquement sur prédiction, combiner avec humain, transparence.

II - PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

1. Coordonnées du Délégué à la Protection des Données

Délégué/Représentant
Email	dpo@spiribase.ai
Courrier	Spiribase SAS – À l'attention du DPO [Adresse complète] [Code postal] [Ville] France

2. Description du Traitement réalisé par Spiribase en qualité de Sous-Traitant

Catégories de Personnes concernées

Candidats : Postulants ou talent pool
Recruteurs et utilisateurs : Personnel Client
Personnes externes : Consultants, partenaires

Catégories de données

Données candidats :

Identité, contact, formation, expérience, compétences
CV, lettre motivation, liens, photo
Réponses pré-qualification, évaluations, interactions
Données sensibles (si fournies volontairement) : RQTH (seulement si nécessaire), données santé (à éviter), origine (ne PAS collecter).

Autres données :

Utilisateurs (identité, professionnel, connexion, logs)
Paramétrage compte (entreprise, offres types, historique recrutement - agrégé)

Nature du traitement

Collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation, extraction, consultation, utilisation (scoring, matching), communication, diffusion, rapprochement, limitation, effacement, destruction, traitement algorithmes ML, analyse automatisée.

Finalités autorisées

Gestion recrutement, screening CVs, matching, comms candidats, planification entretiens, talent pool, génération offres, pré-qualification, comparaison, analytics, prédictions ML, transcription, amélioration algos (agrégé), sécurité, support, onboarding, conformité.

3. Sous-Traitants Ultérieurs

Traitement	Sous-traitant	Emplacement
Hébergement	AWS	France / EEE
Backup	OVHcloud	EEE
IA Générative	OpenAI / Anthropic	USA ⚠️
Sécurité	Datadog	EEE
Logs	Sentry	USA
Emails	SendGrid / Mailgun	USA
Support	Intercom	USA
Analytics	Mixpanel	USA
Analytics (Alt)	Matomo	EEE
Paiements	Stripe	USA

Important - Transferts hors UE : Encadrés par clauses contractuelles types, mesures protection supp., minimisation. Alternative européenne possible (ex: Matomo).

III - CONDITIONS APPLICABLES AUX SERVICES PREMIUM

Services Premium

Disponibles pour tous les Plans (Starter, Pro, Enterprise)

🎯 Support prioritaire : Réponse sous 12h ouvrées, file dédiée.
📞 Rappel dans l'heure : Jusqu'à 1h30/mois, Lun-Ven 9h30-18h.

Prix : +50€/mois (tous Plans)

Services Premium +

Disponibles pour Plans Pro et Enterprise uniquement (inclut Services Premium)

🛠️ Prise en charge régularisations : Corrections offres, données, paramétrage.
📅 Appel mensuel : 45min avec expert (optimisation, stratégie).
🎓 Formation avancée : Sessions personnalisées équipe.

Prix : +150€/mois (Plan Pro) / +100€/mois (Plan Enterprise)

** Régularisations prises en charge (tableau indicatif) :

• Offres : modif titre, desc, critères, pondérations...

• Candidatures : parsing, statut, notes, doublons...

• Paramétrage : scores, seuils, templates, workflow...

• Utilisateurs : ajout/suppr, rôles, passwords

• Intégrations : config, sync

• Données : import/export/suppr masse

• Analytics : rapports custom

Non pris en charge : Dev custom, erreurs Client (hors accompagnement), modifs structurelles.

DISPOSITIONS CONTRACTUELLES

CONSIDÉRANT QUE Spiribase propose ces Services Premium, les Parties ont conclu la présente Annexe, qui prévaut en cas de discordance avec le Contrat d'Abonnement sur ces sujets.

4. Obligations du Client

4.1 Absence de conseil juridique : Spiribase ne fournit PAS de conseil juridique. Le Client est seul responsable de ses décisions et de consulter un avocat.
4.2 Obligation de moyens : Spiribase est soumis à une obligation de moyens et non de résultats pour les Services Premium.
4.3 Confidentialité : Transfert sécurisé des informations.
4.4 Exactitude : Le Client doit fournir des infos précises, à jour et légales. Responsable des droits/consentements.
4.5 Périmètre : Législation française uniquement, entité française. (International = devis Enterprise).
4.6 Limitation : Pas de services hors périmètre (ex: conseil prud'homal, audit complet).
4.7 Données personnelles : Traitement conforme au DPA.
4.8 Partages autorités : Autorisation de partager avec CNIL, tribunaux, etc. si requis.

5. Durée et résiliation

Résiliation possible par Spiribase si non-paiement, fin du Contrat principal, ou décision d'arrêt (préavis 30j). La fin des Services Premium n'arrête pas le Contrat d'Abonnement principal.

Spiribase SAS

Siège social : [Adresse] • RCS Paris : [numéro] • SIRET : [numéro] • TVA : [numéro]

Email : contact@spiribase.ai

Support : support@spiribase.ai

DPO : dpo@spiribase.ai